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Associations : 3 règles pour bien organiser vos événements

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Organiser une manifestation (spectacle, compétition sportive, soirée festive.) est souvent le moyen de faire connaître son association et/ou de la financer. Le respect de quelques règles de base assurera la réussite de votre événement associatif.

Organiser un événement associatif

Règle 1 : anticipez et organisez-vous

Commencez par définir les objectifs de la manifestation. Voulez-vous acquérir de la notoriété, appuyer une prise de position, récolter des fonds ? Une fois votre projet défini, choisissez une date suffisamment en amont pour vous organiser et assurer la promotion de l'événement. De même, définissez le plus tôt possible votre budget, idéalement entre 3 et 6 mois à l'avance. Pour parer aux déconvenues, minorez systématiquement les recettes attendues. À l'inverse, appliquez une majoration arbitraire aux dépenses. De cette manière, vous limiterez les risques de dépassement.

Ensuite, choisissez avec soin le lieu de la manifestation. Sera-t-elle en intérieur ou en extérieur ? Quelles seront les conditions d'accès au site ? Un parking sera-t-il disponible à proximité ? Autant d'inconnues qu'il importe de lever rapidement. En cas de location de salle, réservez-la au moins 3 mois à l'avance et vérifiez le bon état des équipements (sono, éclairage, etc.) et des aménagements (stands, estrades, bar, vestiaires, toilettes, etc.).

Autre point essentiel, contactez votre assureur pour lui faire part de votre événement associatif et de ses modalités : type de manifestation, localisation, type de public attendu, nombre de personnes.

Règle 2 : Pensez aux autorisations

Si vous utilisez un lieu privé et si votre manifestation ne comporte aucun risque d'atteinte à l'ordre public, aucune autorisation ne sera nécessaire. En revanche, si l'événement se tient dans l'espace public, vous devrez répondre à plusieurs obligations. Par exemple, si la manifestation se déroule sur la voie publique, une autorisation de la mairie ou de la préfecture sera indispensable. Cette demande d'autorisation comporte obligatoirement l'identité des dirigeants de l'association, les dates et horaires de l'événement, le lieu et la sonorisation prévus.

Si vous installez une buvette, il est là aussi indispensable de demander une autorisation à la mairie, en précisant l'emplacement de la buvette et les boissons proposées à la vente. Attention, sachez que cette autorisation est limitée à 5 par an et par association. N'oubliez pas non plus de vous déclarer auprès de la Sacem si vous prévoyez de diffuser de la musique pendant l'événement. La demande d'autorisation se fait directement sur le site de la Sacem.

Règle 3 : n'oubliez pas la fiscalité de vos recettes

Le code général des impôts exonère de TVA les recettes de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l'année. Cette exonération est tacite et ne nécessite pas de demande spécifique auprès de l'administration fiscale. En revanche, vous devez être en mesure de justifier vos recettes et dépenses en cas de contrôle. Tenez bien vos comptes et conservez tous vos justificatifs pendant 6 ans.

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à consulter le site de l'associathèque