Les documents font partie intégrante de l’environnement entrepreneurial : ils sont nombreux, variés et doivent être conservés pour diverses raisons : contrôle de l’administration, obligations légales, contentieux... Les durées de conservation varient selon la nature du document et les obligations légales de l’entreprise.
Décryptage des durées de conservation des documents
Chaque document lié à l’entreprise a une durée de conservation propre. À titre d’exemple, les contrats commerciaux conclus par l’entreprise doivent être conservés pendant 5 ans. Les documents fiscaux doivent l’être pendant 6 ans en cas de contrôle de l’administration.
Le site service-public.fr donne une liste détaillée de ces délais de conservation obligatoires.
Quelques exemples des durées légales d’archivage pour les documents d’entreprise :
- les polices d’assurance sont à conserver 2 ans après la résiliation du contrat,
- les pièces justificatives (bon de commande, de livraison, factures...) doivent être conservées 10 ans après la clôture de l’exercice ; c’est le cas également pour le compte annuel,
- les bulletins de paie devront être conservés 5 ans tout comme le registre unique du personnel (à partir de la date de départ du salarié),
- les contrats d’acquisition ou cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés 30 ans,
- les documents bancaires (exemple : relevé bancaire) doivent être conservés 5 ans.
Cette liste est loin d’être exhaustive. Adressez-vous à un expert-comptable ou à votre conseil juridique pour des informations plus précises.
Mettre en place une stratégie d’archivage
La mise en place d’une stratégie d’archivage est une solution permettant à l’entreprise d’organiser sa gestion des documents, de respecter ses obligations et de protéger ses intérêts en cas de litige.
L’archivage numérique
Depuis le 13 mars 20001, il est possible de conserver des documents sous forme électronique. La gestion et le respect des délais de conservation sont simplifiés, mais cette possibilité est donnée sous réserve de respecter l’intégrité des documents et des signatures par le biais de processus certifiés. Archiver numériquement nécessite donc de faire appel à un tiers spécialisé dans le domaine qui pourra garantir la conformité desdits documents.
