Frais variables -

Bien gérer les notes de frais pour faire des économies

La note de frais permet à un salarié de se faire rembourser par son employeur les frais qu'il a réglés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise. Il s'agit notamment des frais qui ne peuvent pas faire l'objet d'une demande de dépenses. Mais si la note de frais est pratique, rapide et efficace côté salarié, elle n'est pas toujours bien maîtrisée du côté de l'entreprise qui peut alors perdre de l'argent.

Bien réfléchir aux remboursements

Le remboursement du repas surestimé

L'URSSAF prévoit une limite forfaitaire au remboursement des frais d'un employé contraint de prendre son repas à l'extérieur (18,60 € en 2018). Or, selon l'étude Lucca, les salariés dépensent moins (avec une moyenne de 15,95 € pour un repas seul).

Pour un repas d'affaires, non soumis à ce montant forfaitaire, la dépense moyenne passe à 26,20 € par convive, étant précisé que la plupart des entreprises n'applique alors pas de plafonds. Pourtant, selon les calculs de Lucca, limiter le remboursement de ces repas d'affaires à 26 € permettrait à une entreprise qui n'a pas fixé de plafond de réaliser 13% d'économies.

La récupération de la TVA : principal poste d'économies

L'étude Lucca met en exergue le fait que les entreprises françaises « abandonnent au fisc plus de 40% de la TVA afférente aux notes de frais ».

En effet, alors que de nombreuses dépenses peuvent permettre la récupération de la TVA à un taux moyen de 13%, les entreprises n'appliquent en moyenne qu'un taux de 7%.

Sur les frais de repas notamment, les entreprises ont tendance à ne récupérer la TVA que sur les repas d'affaires alors que les repas en mission sont également éligibles à cette récupération.

Tickets-restaurants et frais de repas : attention aux doublons

L'URSSAF estime que pour qu'un employé ait le droit à un ticket-restaurant, il doit travailler la journée et payer son repas. Or, s'il est en mission et qu'il réalise une note de frais, ce repas est alors payé en double par l'entreprise, ce qui est illégal et génère une perte nette. Un employé ne peut donc pas bénéficier d'un ticket-restaurant et d'une note de frais de repas pour la même journée.

Respecter rigoureusement cette règle évite le risque d'un redressement de la part de l'URSSAF. Et surtout, cela permet d'économiser près de 135 € en moyenne par salarié et par an, selon les calculs de Lucca.

1 Lucca, livre blanc « 10 conseils pour bien gérer vos notes de frais », octobre 2018.